Een overvolle agenda? Hier ligt het allemaal NIET aan

‘Zullen we gewoon even het rekensommetje maken? Kun je de werkuren optellen die je voor jezelf in petto hebt in de komende maanden?’ Margriet en ik zitten in spreekkamer C.109 van het Coachhuis aan de Rotterdamse Wijnhaven. Het raam staat open. Flarden buitengeluiden stromen naar binnen.

Margriet doet wat ik haar vraag. Een grote klus bij een woningbouwcorporatie: 28 uur per week. Interim bestuurder duurzaamheidscollectief: 18 uur per week. Acht uur per week voor de wijkraad, want tijdens de eerste vergadering is ze tot voorzitter verkozen. Dat brengt extra uren met zich mee. Daarnaast vervult ze twee onbezoldigde bestuursfuncties en wordt ze binnenkort geïnstalleerd als commissaris bij een grote non-profit organisatie. 58 uur per week is standaard ingevuld met werk. Overuren niet meegerekend.

Nu zegt zo’n optelsom van uren niet alles. Belangrijker is de beleving van de werkweek. ‘Pfff, het is ook erg veel’, verzucht Margriet als ik haar er naar vraag. ‘Maar ik wil het wel allemaal zelf doen. Eerlijk gezegd verlang ik enorm naar de vakantie. Zodra ik op Schiphol sta en weet dat ik binnen een paar uur aankom in een exotisch oord, dan kan ik relaxen.’

Op vakantie komt Margriet tot rust. Tussen de reisjes door wordt er hard gebuffeld.

Herkenbaar? Een werkweek die als teveel en te vol aanvoelt? Met alleen die geboekte vakantie als escape? Vermoedelijk heb je -net als Margriet- al allerlei oplossingsrichtingen onderzocht. Want dat kleine stemmetje in je achterhoofd dat naar een relaxter regime verlangt, heb je best wel gehoord. Misschien heb je je time management skills zelfs al afgestoft. Of denk je dat je hoognodig moet werken aan je discipline. Beter leren plannen zodat je je tijd effectiever gaat gebruiken zou ook een hoop schelen.

Een heel begrijpelijke gedachtegang als je het issue bekijkt vanuit jouw huidige perspectief: er is een concreet probleem, namelijk de last van een overvolle agenda. Dus grijp je naar een efficiency interventie om de boel weer vlot te trekken.

Natuurlijk kan inzetten op efficiency helpen. De kans van slagen hangt vooral af van de wijze waarop je je tijd nu organiseert. Als je nu een agenda hebt waarbij je van afspraak naar afspraak rent zonder dat je voorbereidingstijd vooraf hebt ingeboekt en ook geen verwerkingstijd na afloop, dan is er zeker winst te behalen met een aangepast agendabeheer.

Is een efficiency slag het beloofde land? Nee, zeker niet. Zo’n hang naar efficiency is in mijn ogen vaak eerder een Klaas Vaak die zand in de ogen strooit. Want zolang jij denkt dat je iets niet goed doet in je time management en agendabeheer, en al jouw aandacht daarop is gericht, blijf je blind voor wat er werkelijk aan de hand is. Dat heeft niets van doen met te lange to-dolijstjes en zelfs niet met tijdgebrek. Maar alles met jouw eigen binnenwereld en de verzameling overlevingsstrategieën die daar al een tijdje de dienst uit maken. Daar is het werk te doen.

Margriet heeft namelijk heel goede -zij het onzichtbare beweegredenen- om haar weken zo tjokvol te plannen. Ze is bereid om ze samen te onderzoeken. Ik vraag haar om stil te worden, haar aandacht naar binnen te brengen en aan haar interne wereld voor te leggen wat hard werken haar oplevert. Wat is de winst?

Al gauw ontdekt ze dat een overvolle agenda maakt dat ze zich goed over zichzelf kan voelen. Er is een gevoel van: ‘Ik ben nodig. Dus ik doe ertoe.’ Bovendien maakt zo’n volle week dat er nauwelijks tijd overblijft voor reflectie. In de woorden van Margriet: ‘Zo hoef ik mezelf tenminste ook geen lastige vragen te stellen. Of ik wel aan de juiste dingen werk bijvoorbeeld. Of nog gelukkig ben met mijn werk.’

Heel comfortabel. En spot on. Margriet is hier voelbaar in contact met onderliggende overtuigingen die bepalend zijn voor haar huidige keuzes. ‘Lastige’ vragen worden met haar hard werken strategie effectief buiten de deur gehouden. Bovendien kan ze zich goed over zichzelf voelen.

Geen wonder dus dat Margriet tot op heden niet een andere keuze heeft kunnen maken. Een keuze die haar in staat zou stellen om zich ook tussen de vakantieperiodes door uitgerust te voelen en haar werk te doen op een manier die voedend voor haar is. Daarvoor is de verborgen winst simpelweg te groot.

Vanaf nu heeft Margriet wel een keuze. Ze kan alles bij het oude laten en op dezelfde voet verder leven. Of ze zegt ja tegen transformatie en gaat intern een relatie aan met het deel in haar dat er naar snakt om nodig te zijn. Eenvoudigweg door het te erkennen en er open en met compassie bij aanwezig te zijn. Op deze manier kan Margriet een begin maken met het creëren van een meer ontspannen werkweek. Een werkweek van gemak en flow. Zodat ze zichzelf niet langer alleen kan voelen als ze op Ibiza is, maar het hele jaar door.

Wat een verademing.